테크모라

AI로 두 문서 비교하기: 변경점·누락·금액 차이를 찾는 실습 가이드

두 문서를 나란히 놓고 문서의 다른 부분을 색으로 강조하는 개념 이미지

핵심 요약
① AI에게 두 문서를 비교시키면 문구 수정뿐 아니라 누락·추가 항목을 검토하는 데 도움을 받을 수 있다.
② 결과는 ‘변경 내용·원문 근거·확인 질문’으로 받아야 실제 업무에 쓸 수 있다.
③ 계약 범위·금액·일정처럼 중요한 항목은 반드시 사람이 원본 문서를 다시 대조해야 한다.

누군가 보낸 수정 견적서나 협업 문서의 ‘최종본’을 열었을 때, 무엇이 바뀌었는지 한눈에 보이지 않는 일이 있다. 숫자 한 개, 문구 한 줄이 달라졌는데 여러 페이지를 처음부터 읽고 비교하기는 번거롭다. 이럴 때 AI에 단순 요약이 아니라 두 문서 사이의 차이를 증거와 함께 찾는 역할을 맡겨볼 수 있다.

OpenAI는 공식 도움말에서 ChatGPT에 파일을 첨부해 두 문서를 비교하거나, 문서에서 특정 정보를 찾는 용도를 지원한다고 안내한다. 다만 지원 형식과 사용 한도는 계정·설정에 따라 달라질 수 있다. 이 글은 그 기능을 이용한 초보자용 실습 절차이며, 아래 비교 결과는 실제 AI 성능 실험값이 아니라 설명을 위해 구성한 가상 사례다.

1. 먼저 정할 것: ‘다른 문장’보다 ‘달라진 약속’

AI에게 “두 문서 비교해 줘”라고만 요청하면 표현이나 맞춤법 차이를 길게 늘어놓고 중요한 변경을 놓칠 수 있다. 업무에서 먼저 찾아야 할 것은 결과를 바꾸는 차이다.

  • 범위: 제공하기로 한 서비스·납품물·작업 횟수가 바뀌었는가?
  • 돈: 금액뿐 아니라 세금 포함 여부, 지급 시점, 추가 비용 조건이 바뀌었는가?
  • 시간: 시작일·납기·검토 기한이 바뀌었는가?
  • 책임: 보증, 수정 횟수, 자료 보관, 예외 처리 조건이 빠지거나 달라졌는가?
  • 불명확함: A에 있었는데 B에 없는 항목을 곧바로 ‘취소’로 해석하지는 않았는가?

2. 준비: 파일 이름부터 버전을 명확하게

문서 이름을 ‘A_이전본’과 ‘B_수정본’으로 구분하자. DOCX·PDF·TXT 같은 지원 파일을 대화에 첨부하거나, 짧은 문서라면 본문을 각각 붙여넣어도 된다. 파일을 첨부하는 기능과 지원 형식은 OpenAI 파일 업로드 안내에서 확인할 수 있다.

첨부 후 바로 비교하지 말고 먼저 “각 문서의 제목, 주요 항목, 마지막 항목을 각각 보여줘”라고 요청해 파일이 실제로 읽혔는지 확인한다. 스캔본, 표 안의 이미지, 레이아웃이 복잡한 PDF 등은 일부 내용이 누락될 수 있다. 중요한 표나 도면은 원본으로 직접 확인한다.

3. 복사해서 쓰는 문서 비교 프롬프트

다음 문구를 그대로 사용하고, 마지막 괄호 안의 ‘중점 항목’만 자신의 업무에 맞게 바꿔보자.

너는 두 문서의 변경사항을 검토하는 업무 보조자야.
첨부한 A_이전본과 B_수정본을 비교해 줘.

목표: 의미가 달라진 항목, 추가된 항목, 빠졌거나 확인이 필요한 항목을 찾는 것.

규칙:
1. A와 B를 혼동하지 말고, 표현만 바뀐 경우와 실제 조건이 바뀐 경우를 구분해.
2. 결과를 [분류 / 항목 / A의 근거 문구 / B의 근거 문구 / 실무 영향 / 담당자 확인 질문] 표로 정리해.
3. 분류는 '추가·삭제·수정·동일·확인 불가' 중 선택해. B에 문구가 없다는 사실만으로 조건이 폐지됐다고 단정하지 마.
4. 각 항목의 근거는 실제 문구를 짧게 인용하고, 쪽수나 항목 번호를 확인할 수 있을 때만 적어. 못 찾으면 '원문 근거 확인 불가'라고 표시해.
5. 금액은 부가세 포함 여부와 금액 기준을 나누어 비교해. 필요하면 계산 검증이 필요하다고 적어.
6. 원문에 없는 내용, 법적 효력, 상대방 의도를 추측하지 마.
7. 마지막에 사람이 원문에서 다시 확인할 항목 5개와 상대방에게 보낼 확인 질문 3개를 제시해.

중점 항목: 작업 범위, 비용, 납기, 수정 횟수, 보증·보관 조건.

이 프롬프트의 핵심은 ‘근거 문구’와 ‘확인 불가’를 별도 칸으로 요구하는 것이다. 결과가 그럴듯하더라도 근거가 없으면 최종 판단에 사용하지 않는다는 기준을 미리 두는 셈이다.

4. 가상 문서 두 개로 미리 읽어보기

아래는 실습 방법을 설명하기 위해 테크모라가 직접 구성한 가상 서비스 의뢰서다. 실제 고객 문서나 AI가 실행한 실험 결과가 아니다.

A_이전본의 주요 조건

  • 현장 방문 2회와 PDF 결과보고서 제공
  • 금액 200,000원(부가세 별도)
  • 완료 기한 11월 12일
  • 보고서 수정 2회
  • 자료 보관 30일

B_수정본의 주요 조건

  • 현장 방문 1회와 PDF 결과보고서 제공
  • 금액 220,000원(부가세 포함)
  • 완료 기한 11월 15일
  • 보고서 수정 1회
  • 자료 보관에 관한 문구 없음

비교 결과를 읽는 방법

  • 방문 횟수: 2회에서 1회로 줄었다. 제공 범위가 축소된 것인지 확인한다.
  • 일정: 11월 12일에서 15일로 바뀌었다. 업무 마감에 영향이 있는지 확인한다.
  • 수정 횟수: 2회에서 1회로 줄었다. 추가 수정 시 비용이나 승인 절차를 확인한다.
  • 금액: 200,000원(세금 별도)과 220,000원(세금 포함)은 표기 기준부터 다르다. 단순히 ‘2만 원 인상’이라고 결론 내리지 않는다.
  • 자료 보관: 30일 조항이 B에는 보이지 않는다. 삭제·폐지로 단정하지 말고 “보관 조건이 그대로 유지되나요?”라고 물어본다.

한눈에 보면 간단하지만 실제 문서에서는 이런 항목들이 서로 다른 페이지에 흩어져 있다. 비교표를 만들 때 ‘조건이 명시적으로 바뀐 것’과 ‘새 문서에 보이지 않는 것’을 구별하면 불필요한 오해를 줄일 수 있다.

5. 결과를 ‘다음 행동’으로 바꾸는 3단계

  • 1차 — AI 비교표: 바뀐 항목을 추리고, 각 항목에 A/B 원문 근거를 붙인다.
  • 2차 — 사람의 원문 대조: 금액·날짜·수량·책임 조건은 원본 파일에서 직접 찾아 확인한다. 검증되지 않은 항목은 표시해 둔다.
  • 3차 — 확인 질문 작성: 확정되지 않은 차이만 골라 담당자에게 물을 메시지를 작성한다. 승인·서명·발송은 책임자가 결정한다.

“수정본을 확인했습니다. 방문 횟수와 수정 횟수가 각각 한 번씩 줄어든 것으로 보입니다. 자료 보관 30일 조건은 수정본에서 확인되지 않는데, 기존 조건이 유지되는지 확인 부탁드립니다.”

이 문구도 가상 사례의 확인 메시지 예시일 뿐 실제 발송한 메시지가 아니다. AI가 찾아낸 차이를 그대로 고객에게 확정 통보하기보다는, 확인 질문으로 바꿔 두는 편이 안전하다.

6. 실습이 끝났는지 확인하는 체크리스트

  • A와 B의 버전·날짜·페이지가 맞는지 확인했다.
  • AI가 인용한 근거 문구가 실제 원문에 있다.
  • 금액·세금·일정·수량을 독립적으로 다시 확인했다.
  • 단순 표현 변경과 실제 약속 변경을 구분했다.
  • 삭제된 조항과 단지 새 문서에 기재되지 않은 조항을 구분했다.
  • 남은 질문의 담당자와 확인 기한을 정했다.

7. 실제 업무 문서를 넣기 전에

개인정보, 고객 연락처, 서명, 계좌번호, 영업상 비밀이 들어 있는 문서는 그대로 붙여넣지 말고 우선 가리고 익명화한다. 민감한 조직 문서라면 해당 조직의 AI 사용 규정을 확인하고, 업로드 자체가 허용된 자료만 사용해야 한다.

ChatGPT의 데이터 사용 설정은 개인 계정과 조직 계정, 서비스 설정에 따라 달라진다. 개인 계정에서는 설정 → 데이터 제어에서 모델 개선용 데이터 사용 여부를 관리할 수 있지만, 그 설정이 모든 비밀정보의 업로드를 허용하는 것은 아니다. 또한 AI 비교는 법률 검토나 회계 확인을 대신하지 않는다.

실무에서는 잘 읽힌 문서와 누락 없이 비교된 문서가 다를 수 있다는 점도 기억하자. 문서가 길거나 표·이미지에 핵심 조건이 들어 있는 경우, AI의 비교표가 모든 내용을 포착한다고 보장할 수 없다.

자주 묻는 질문

Q. PDF 두 개만 첨부하면 자동으로 모든 변경을 찾을까?

아니. 문서의 텍스트 구조와 형식에 따라 일부를 놓칠 수 있다. 먼저 두 파일이 제대로 인식됐는지 확인하고, 중요한 항목은 원문에서 재검증해야 한다.

Q. 비교표를 바로 고객이나 거래처에 보내도 될까?

금액·범위·보증·일정처럼 책임이 따르는 항목은 담당자의 원문 확인을 거친 뒤 보내는 게 좋다. ‘조건 변경 확정’이 아니라 ‘확인이 필요한 차이’로 전달할 수 있다.

마무리: AI를 ‘판정자’가 아닌 ‘변경점 탐색 도구’로

두 문서 비교에서 중요한 것은 AI가 얼마나 많은 차이를 나열하느냐가 아니다. 어떤 조건이 달라졌고, 그 판단의 근거가 어디에 있으며, 누가 무엇을 확인해야 하는지를 짧고 명확하게 남기는 일이다. 작은 가상 문서부터 시작해 프롬프트를 익힌 다음, 실제 업무에는 비식별화한 자료로 조심스럽게 적용해 보자.

출처와 더 읽을거리

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